Dalam setiap entitas bisnis, baik berbentuk perseroan terbatas, firma, maupun bentuk usaha lain yang memiliki struktur manajemen, keberadaan divisi Sumber Daya Manusia atau yang secara internasional dikenal sebagai Human Resources (HR), merupakan suatu keniscayaan. Divisi ini tidak hanya berperan sebagai pelengkap administratif, tetapi menjadi salah satu pilar fundamental yang menentukan keberlangsungan dan perkembangan perusahaan. Tanpa pengelolaan SDM yang terstruktur dan berlandaskan kebijakan yang jelas, tujuan strategis perusahaan dapat terganggu atau bahkan gagal tercapai.
Definisi dan Ruang Lingkup Human Resources
Secara terminologis, Human Resources merujuk pada keseluruhan fungsi manajerial yang berfokus pada pengelolaan manusia sebagai aset perusahaan. Dalam konteks hukum ketenagakerjaan Indonesia, karyawan atau pekerja dilindungi oleh serangkaian regulasi yang mengatur hak dan kewajiban mereka, dan di sinilah HR berperan sebagai penghubung antara kepentingan perusahaan dan pekerja.
Menurut Maulidyah Rizqi dalam karyanya Buku Pintar Human Resources Development: Praktik Singkat Divisi Sumber Daya Manusia (2019:1), HR diibaratkan sebagai “nyawa” perusahaan. Hal ini bukanlah kiasan yang berlebihan, sebab manusia—bukan mesin, bukan modal semata—yang menjalankan proses bisnis sehari-hari. Oleh karena itu, setiap individu dalam perusahaan perlu memiliki standar kemampuan tertentu serta didukung oleh sistem kerja yang memadai agar dapat menjalankan tugasnya secara optimal.
Dalam praktiknya, HR terbagi menjadi dua dimensi besar: fungsi administratif dan fungsi strategis. Fungsi administratif meliputi pengarsipan dokumen, pencatatan kehadiran, dan pengelolaan data karyawan. Fungsi strategis mencakup perencanaan sumber daya manusia, pengembangan kompetensi, manajemen kinerja, dan pembinaan hubungan industrial.
Tugas Pokok Human Resources
Merujuk pada penjelasan Maulidyah Rizqi (2019:3–22), terdapat beberapa tugas utama yang secara umum melekat pada divisi HR di berbagai perusahaan. Meskipun detail teknis dapat bervariasi tergantung pada ukuran dan sektor usaha, prinsip-prinsip berikut hampir selalu berlaku.
1. Proses Rekrutmen Karyawan
Rekrutmen merupakan pintu masuk setiap talenta baru ke dalam perusahaan. Proses ini harus dilaksanakan secara transparan, objektif, dan bebas dari diskriminasi, sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dalam tahap ini, HR bertanggung jawab untuk:
- Menyusun dan mengumumkan lowongan kerja secara terbuka, baik melalui media internal maupun eksternal.
- Menyelenggarakan seleksi yang dapat mencakup wawancara, tes kompetensi, tes psikologis, serta pemeriksaan kesehatan fisik dan mental.
- Menentukan kandidat terpilih dan mengumumkan hasil seleksi secara resmi.
Dari perspektif hukum, proses ini harus mematuhi asas nondiskriminasi sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, sehingga setiap pelamar memperoleh kesempatan yang sama.
2. Penyusunan dan Penandatanganan Kontrak Kerja
Setelah kandidat diterima, HR berwenang menyusun perjanjian kerja yang memuat hak dan kewajiban kedua belah pihak. Kontrak ini dapat berbentuk Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) atau Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT).
Dokumen ini tidak boleh disusun secara sepihak. Ia harus mengacu pada ketentuan hukum yang berlaku, termasuk masa percobaan kerja, besaran upah, jam kerja, cuti, serta klausul pemutusan hubungan kerja. Kontrak yang jelas akan mengurangi potensi sengketa di kemudian hari.
3. Pengelolaan Sistem Pengupahan
HR bertugas merancang struktur pengupahan yang adil, wajar, dan sesuai dengan Upah Minimum Regional (UMR) atau Upah Minimum Provinsi (UMP) yang berlaku. Selain mempertimbangkan faktor hukum, penyusunan struktur gaji juga memerlukan kajian pasar kerja, tingkat kompetensi karyawan, dan kemampuan finansial perusahaan.
Dalam hal ini, HR wajib mematuhi Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan, yang menjadi turunan dari Undang-Undang Cipta Kerja.
4. Penerbitan Surat Peringatan dan Pengelolaan Pemutusan Hubungan Kerja
Ketika terjadi pelanggaran disiplin atau kebijakan perusahaan, HR memiliki otoritas untuk mengeluarkan Surat Peringatan (SP), baik SP1, SP2, maupun SP3, sesuai prosedur yang berlaku. Proses ini harus terdokumentasi dengan baik untuk menghindari tuduhan kesewenang-wenangan.
Apabila karyawan mengundurkan diri, HR juga berperan dalam memastikan proses tersebut berjalan tertib, termasuk penghitungan hak-hak yang masih harus dibayarkan seperti uang penggantian hak, tunjangan cuti, atau pesangon jika berlaku.
Peran Strategis Human Resources dalam Perusahaan
Meskipun fungsi administratif HR sangat penting, peran strategisnya tidak dapat diabaikan. HR bukan sekadar “bagian yang mengurus gaji” tetapi juga mitra manajemen dalam membentuk budaya kerja yang sehat. Peran strategis HR mencakup:
- Pengembangan SDM: Menyusun program pelatihan dan pengembangan karier agar karyawan dapat meningkatkan keterampilan dan kompetensinya.
- Manajemen Kinerja: Menetapkan indikator kinerja utama (KPI) dan melakukan evaluasi berkala untuk memastikan target perusahaan tercapai.
- Hubungan Industrial: Menjaga hubungan yang harmonis antara manajemen dan karyawan, termasuk bernegosiasi dengan serikat pekerja jika ada.
- Kepatuhan Regulasi: Memastikan seluruh kebijakan perusahaan sejalan dengan peraturan ketenagakerjaan, perpajakan, dan perlindungan data pribadi.
Konsekuensi Hukum dari Pengelolaan HR yang Buruk
Sebagai catatan, kelalaian dalam melaksanakan tugas HR dapat menimbulkan risiko hukum yang signifikan. Misalnya:
- Sengketa Ketenagakerjaan: Karyawan dapat mengajukan gugatan ke Pengadilan Hubungan Industrial jika merasa haknya dilanggar.
- Sanksi Administratif: Pemerintah dapat menjatuhkan denda atau sanksi lain apabila perusahaan tidak mematuhi ketentuan upah minimum atau tidak mendaftarkan karyawan ke BPJS Ketenagakerjaan.
- Kerugian Reputasi: Sengketa yang terekspos ke publik dapat merusak citra perusahaan, memengaruhi hubungan bisnis, dan mengurangi kepercayaan investor.
Penutup
Dengan demikian, divisi Human Resources bukan sekadar unit administratif yang bekerja di balik layar. Ia adalah pengawal kepentingan perusahaan sekaligus pelindung hak-hak karyawan. Fungsi ini menuntut keseimbangan antara ketegasan dalam menegakkan aturan dan kepekaan dalam mengelola manusia sebagai aset berharga.
Sama halnya dengan peran penasihat hukum yang bertugas memastikan bahwa setiap langkah kliennya berada dalam koridor hukum, HR bertugas memastikan setiap kebijakan dan tindakan perusahaan berada dalam jalur yang sah, adil, dan selaras dengan tujuan bersama. Perusahaan yang memahami hal ini akan memiliki pondasi yang kokoh untuk bertumbuh, berinovasi, dan bersaing di pasar.